POLITIQUE DE LA CLINIQUE L’ART D’ÊTRE – SERVICES SANTÉ S.E.N.C.R.L À L’ÉGARD DE LA
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment L’Art d’Être – Services Santé recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.
Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.
La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web.
En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.
Voici nos informations d’identification complètes :
L’Art d’Être – Services Santé
7011 rue Garnier, Montréal (Québec) H2E 1Z8
N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, notre adjoint administratif, pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.
Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel :
ou par la poste à l’adresse mentionnée plus haut.
Au sein de L’Art d’Être – Services Santé nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :
Sous l’autorité des exploitants de la clinique, le responsable de la protection des renseignements personnels veille à ce que les règles propres à la protection des renseignements personnels soient instaurées dans la clinique et qu’elles soient comprises par l’ensemble du personnel.
Nous sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels à bien comprendre l’importance de protéger les renseignements personnels, notamment grâce aux informations que donnent l’Ordre des Ergothérapeutes du Québec, la Commission d’accès à l’information du Québec et d’autres ordres professionnels le cas échéant.
Dans la Politique, on entend par :
« Incident de confidentialité »
« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Clients particuliers qui prennent rendez-vous en ligne, par téléphone ou par couriel.
Comment collectons-nous vos renseignements personnels ? | Principalement par les renseignements que vous nous transmettez via la prise de rendez-vous en ligne, la complétion de la fiche client, l’entrevue initiale et les rencontres de suivi et ce, à l’aide de nos dossiers médicaux électroniques. |
Quels renseignements personnels pouvons-nous collecter? | Coordonnées personnelles : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, date de naissance, etc. Renseignements de santé : diagnostic, nom et coordonnées du médecin traitant, antécédant de problèmes de santé, prise de médication actuelle, impact perçus de la maladie sur votre qualité de vie, historique de soins et services en santé mentale, symptomatologie, problématique au travail, etc. Renseignements financiers pour la facturation et le paiement. |
Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels ? | Directement auprès de vous. |
Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels ? | Afin de vous rendre des services de santé et d’en vérifier votre admissibilité. Afin d’assurer une tenue de dossier médical conforme aux lois applicables et normes déontologiques. Afin de procéder à la facturation. |
Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels ? | Nous ne pourrons pas vous rendre de services de santé. |
Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers ? | Renseignements de santé : via nos dossiers médicaux électroniques, notes d’évolutions ou communication auprès d’autres professionnels (téléphone, courriel, fax) en ayant préalablement obtenu votre consentement. Renseignement de facturation : avec notre logiciel de facturation QuickBooks pour la facturation et le paiement Coordonnées personnelles : avec Microsoft 365 pour la prise de rendez-vous. Cependant, certaines informations de nature médicale peuvent être communiquées sans nécessiter votre consentement, sous réserve des dispositions légales. Ces exceptions incluent, par exemple : La divulgation d’informations liées à un signalement à la demande du Directeur de la protection de la jeunesse, conformément à la Loi sur la protection de la jeunesse, aux articles 35.4 et 36. La divulgation d’informations dans le cas ou la Loi sur la protection des personnes dont l’état mental présente un danger pour elles-mêmes ou pour autrui (Loi P-38) s’appliquerait. La transmission d’une déclaration de maladies à déclaration obligatoire à un directeur de la santé publique, en vertu de l’article 93 de la Loi sur la santé publique. La remise de rapports à un représentant de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité au travail, en conformité avec les lois et règlements énoncés dans l’article 173 de la Loi sur la santé et la sécurité au travail. D’autres exceptions peuvent s’appliquer. |
Qui peut avoir accès à vos renseignements personnels ? | Professionnels de la santé qui vous dispense des services de santé ainsi que le support informatique, strictement dans l’exécution de leurs fonctions propres. |
Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels ? | Le temps de prise en charge ou de non prise en charge. Ensuite, tant que durera la relation professionnelle de la santé – patient, et un certain nombre d’année selon les règles édictées par la Loi et par l’ordre professionnel du professionnel de la santé impliqué dans le suivi. |
Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels ? | Que surviennent des incidents de confidentialité (voir la définition ci-haut). Des individus mal intentionnés pourraient acquérir des informations personnelles en exploitant des vulnérabilités du système informatique. |
Où allons-nous conserver vos renseignements personnels ? | Renseignements de santé: Nous conservons vos renseignements personnels dans le dossier médical électronique, lequel est accessible seulement par le professionnel de la santé qui vous dispense des services de santé. Renseignement de facturation : Dans le logiciel QuickBooks pour facturation. Coordonnées personnelles : Microsoft 365 et dans le dossier médical électronique, lequel est accessible seulement par le professionnel de la santé qui vous dispense des services de santé. |
Bénéficiaires de services de santé par l’entremise d’un client corporatif.
Comment collectons-nous vos renseignements personnels ? | Principalement par les renseignements que vous nous transmettez via la complétion de la fiche client, l’entrevue initiale et les rencontres de suivi ainsi que par le dossier médical corporatif et ce, à l’aide de nos dossiers médicaux électroniques ou dossier médical corporatif. |
Quels renseignements personnels collectons-nous ? | Coordonnées personnelles : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, date de naissance, etc. Renseignements de santé : diagnostic, nom et coordonnées du médecin traitant, antécédant de problèmes de santé, prise de médication actuelle, impact perçus de la maladie sur votre qualité de vie, historique de soins et services en santé mentale, etc. Renseignements personnels relatifs au travail : absentéisme, mesures disciplinaires, etc. |
Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels ? | Directement auprès de vous, auprès de votre employeur, auprès du service médical de votre employeur, etc. |
Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels ? | Afin de vous rendre des services de santé et d’en vérifier votre admissibilité. Afin d’assurer une tenue de dossier médical conforme aux lois applicables et normes déontologiques. Afin de procéder à la facturation. |
Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels ? | Nous ne pourrons pas vous rendre de services de santé. |
Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers ? | Renseignements de santé : soit avec nos dossiers médicaux électroniques, notes d’évolutions ou lettres, par courriel, en ayant préalablement obtenu votre consentement, soit avec le dossier médical corporatif. Cependant, certaines informations de nature médicale peuvent être communiquées sans nécessiter votre consentement, sous réserve des dispositions légales. Ces exceptions incluent, par exemple : ·La divulgation d’informations liées à un signalement à la demande du Directeur de la protection de la jeunesse, conformément à la Loi sur la protection de la jeunesse, aux articles 35.4 et 36. La divulgation d’informations dans le cas ou la Loi sur la protection des personnes dont l’état mental présente un danger pour elles-mêmes ou pour autrui (Loi P-38) s’appliquerait. La transmission d’une déclaration de maladies à déclaration obligatoire à un directeur de la santé publique, en vertu de l’article 93 de la Loi sur la santé publique. La remise de rapports à un représentant de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité au travail, en conformité avec les lois et règlements énoncés dans l’article 173 de la Loi sur la santé et la sécurité au travail. D’autres exceptions peuvent s’appliquer. |
Qui peut avoir accès à vos renseignements personnels ? | Professionnels de la santé qui vous dispense des services de santé, ainsi que le support informatique, strictement dans l’exécution de leurs fonctions propres et toute autre personne qui peut avoir accès au dossier médical corporatif le cas échéant. |
Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels ? | Tant que durera la relation professionnelle de la santé – patient, et un certain nombre d’année selon les règles édictées par la Loi et par l’ordre professionnel du professionnel de la santé impliqué dans le suivi. Dans le cas du dossier médical corporatif, selon les modalités de ce dernier. |
Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels ? | Que surviennent des incidents de confidentialité (voir la définition ci-haut). Des individus mal intentionnés pourraient acquérir des informations personnelles en exploitant des vulnérabilités du système informatique. |
Où allons-nous conserver vos renseignements personnels ? | Renseignements de santé: Nous conservons vos renseignements personnels dans le dossier médical électronique, lequel est accessible seulement par le professionnel de la santé qui vous dispense des services de santé et/ou dans le dossier médical corporatif. Coordonnées personnelles : Microsoft 365, dans le dossier médical électronique, lequel est accessible seulement par le professionnel de la santé qui vous dispense des services de santé et/ou dans le dossier médical corporatif. |
Bénéficiaires de services de santé par l’entremise d’un assureur-payeur.
Comment collectons-nous vos renseignements personnels ? | Principalement par les renseignements que vous nous transmettez via la prise de rendez-vous, la complétion de la fiche client, l’entrevue initiale et les rencontres de suivi mais aussi par l’entremise de l’assureur-payeur et ce, à l’aide de nos dossiers médicaux électroniques. |
Quels renseignements personnels collectons-nous ? | Coordonnées personnelles : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, date de naissance, etc. Renseignements de santé : diagnostic, nom et coordonnées du médecin traitant, antécédant de problèmes de santé, prise de médication actuelle, impact perçus de la maladie sur votre qualité de vie, historique de soins et services en santé mentale, etc. Renseignements personnels relatifs au travail : absentéisme, mesures disciplinaires, etc. |
Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels ? | Directement auprès de vous et auprès de l’assureur-payeur |
Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels ? | Afin de vous rendre des services de santé et d’en vérifier votre admissibilité. Afin d’assurer une tenue de dossier médical conforme aux lois applicables et normes déontologiques. Afin de procéder à la facturation. |
Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels ? | Nous ne pourrons pas vous rendre de services de santé. |
Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers ? | Renseignements de santé : avec nos dossiers médicaux électroniques, notes d’évolutions ou lettres, par courriel, en ayant préalablement obtenu votre consentement. Dans le cadre d’un suivi professionnel fournis par une compagnie d’assurance invalidité, le professionnel de la santé à l’obligation d’informer le conseiller en réadaptation de l’évolution de votre état de santé ainsi que de votre potentiel de retour à l’emploi. Coordonnées personnelles : avec Microsoft 365 pour la prise de rendez-vous. Cependant, certaines informations de nature médicale peuvent être communiquées sans nécessiter votre consentement, sous réserve des dispositions légales. Ces exceptions incluent, par exemple : La divulgation d’informations liées à un signalement à la demande du Directeur de la protection de la jeunesse, conformément à la Loi sur la protection de la jeunesse, aux articles 35.4 et 36. La divulgation d’informations dans le cas ou la Loi sur la protection des personnes dont l’état mental présente un danger pour elles-mêmes ou pour autrui (Loi P-38) s’appliquerait. La transmission d’une déclaration de maladies à déclaration obligatoire à un directeur de la santé publique, en vertu de l’article 93 de la Loi sur la santé publique. La remise de rapports à un représentant de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité au travail, en conformité avec les lois et règlements énoncés dans l’article 173 de la Loi sur la santé et la sécurité au travail. D’autres exceptions peuvent s’appliquer. |
Qui peut avoir accès à vos renseignements personnels ? | Professionnels de la santé qui vous dispense des services de santé, le support informatique, strictement dans l’exécution de leurs fonctions propres ainsi que votre conseillé en réadaptation le cas échéant. |
Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels ? | Tant que durera la relation professionnelle de la santé – patient, et un certain nombre d’année selon les règles édictées par la Loi et par l’ordre professionnel du professionnel de la santé impliqué dans le suivi. |
Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels ? | Que surviennent des incidents de confidentialité (voir la définition ci-haut). Des individus mal intentionnés pourraient acquérir des informations personnelles en exploitant des vulnérabilités du système informatique. |
Où allons-nous conserver vos renseignements personnels ? | Renseignements de santé: Nous conservons vos renseignements personnels dans le dossier médical électronique, lequel est accessible seulement par le professionnel de la santé qui vous dispense des services de santé. Coordonnées personnelles : Microsoft 365 et dans le dossier médical électronique, lequel est accessible seulement par le professionnel de la santé qui vous dispense des services de santé. |
Employés et consultant
Comment collectons-nous vos renseignements personnels ? | Par les renseignements que vous nous transmettez et que vous nous avez transmis depuis votre postulation. |
Quels renseignements personnels collectons-nous ? | Nom, prénom, adresse, courriel, numéro d’assurance sociale, numéro de téléphone, adresse, données bancaires et autres renseignements nécessaires en vertu des lois du travail, des lois fiscales. |
Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels ? | Auprès de l’employé. |
Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels ? | Afin de pouvoir les employer et les rémunérer. |
Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels ? | Nous ne pourrons pas vous embaucher. |
Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers ? | Selon les moyens que prévoient les règles des instances gouvernementales et en les entrant dans le logiciel de paie et de comptabilité. |
Qui peut avoir accès à vos renseignements personnels ? | Pour nos employés, les dirigeants de L’Art d’Être – Services Santé et les personnes chargées des ressources humaines et de la comptabilité, strictement dans l’exécution de leurs fonctions. |
Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels ? | Tant que durera le lien d’emploi et par la suite, aussi longtemps que vos données seront nécessaires pour la gestion de votre dossier selon les lois et règlements en vigueur pour la gestion des ressources humaines au sein d’une entreprise. |
Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels ? | Que surviennent des incidents de confidentialité (voir la définition ci-haut). Des individus mal intentionnés pourraient acquérir des informations personnelles en exploitant des vulnérabilités du système informatique. |
Où allons-nous conserver vos renseignements personnels ? | Dans nos systèmes électroniques de gestion de personnel, ceux de fournisseurs de services de paie et comptables. |
Pour les candidats qui postulent
Comment collectons-nous vos renseignements personnels ? | Grâce aux informations que vous nous communiquez directement ou qui nous parviennent par l’intermédiaire des différents sites de recrutement avec lesquels nous collaborons, où vous avez présenté votre candidature. |
Quels renseignements personnels collectons-nous ? | Nom, prénom, adresse, courriel, numéro d’assurance sociale, numéro de téléphone, informations sur les employeurs antérieurs, adresse, données bancaires et autres renseignements nécessaires en vertu des lois du travail, des lois fiscales. |
Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels ? | Vous, les divers sites internet de recrutement avec lesquels nous collaborons et les références que vous nous fournissez. |
Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels ? | Pour vous joindre de la manière la plus appropriée, pour vérifier l’exactitude de vos informations et vous employer ou avoir recours à vos services le cas échéant. |
Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels ? | Il est possible que nous ne puissions pas donner suite à votre candidature et que nous ne puissions pas vous embaucher ou avoir recours à vos services. |
Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers ? | Nous allons vérifier votre candidature en contactant les personnes que vous avez fournies en référence. |
Qui peut avoir accès à vos renseignements personnels ? | Les dirigeants de l’entreprise et les personnes chargées des ressources humaines et de la comptabilité, strictement dans l’exécution de leurs fonctions. |
Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels ? | Le temps nécessaire au processus d’embauche. |
Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels ? | Que surviennent des incidents de confidentialité (voir la définition ci-haut). Des individus mal intentionnés pourraient acquérir des informations personnelles en exploitant des vulnérabilités du système informatique. |
Où allons-nous conserver vos renseignements personnels ? | Dans nos systèmes électroniques de gestion de personnel, ceux de fournisseurs de services de paie et comptables. |
Nom du logiciel | Nom du fournisseur | Utilités | Calendrier de mises à jour |
Microsoft 365 | Microsoft | Consultations en ligne, dossier client, serveur de l’entreprise, prise de rendez-vous, système de couriel.
| En fonction des besoins du fournisseur |
Talkroute | Talkroute | Système téléphonique. | En fonction des besoins du fournisseur
|
QuickBooks | Intuit | Logiciel comptable.
| En fonction des besoins du fournisseur
|
WordPress | WordPress | Site web | En fonction des besoins du fournisseur
|
Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.
Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.
Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.
Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.
Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.
Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants:
1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne;
2° nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.
Nous pouvons transférer vos renseignements personnels à des prestataires de services auxquels nous faisons appel dans le cadre de nos opérations. Il se pourrait donc que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec, par exemple dans l’infonuagique pour assurer la redondance des données, c’est-à-dire pour assurer leur intégrité en vertu des lois applicables.
La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.
Voir la page suivante: https://artdetre.ca/politique-de-temoins-ca/
Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.
Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.
Nous n’avons recours à aucune technologie qui prend des décisions de manière automatisée sur base de renseignements personnels.
Nous n’utilisons aucune technologie qui utilise des renseignements personnels à des fins d’identification, de profilage ou de localisation.
Les renseignements personnels sont détruits selon les règles prévues par la réglementation édictée par l’Ordre des ergothérapeutes du Québec, par les lois applicables au Québec quant à la gestion des ressources humaines et par les lois applicables au Québec pour la protection des renseignements personnels.
Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi. Veillez-vous y référé régulièrement pour voir si des changements y ont été apporté.
